Büroumzug günstig realisieren.
von Partnerunternehmen am 18.Mai 2021 in PartnerbeitragDie Gründe, aus denen sich Unternehmen für einen Büroumzug entscheiden, sind vielfältig. Einige wollen sich aufgrund der guten Auftragslage vergrößern, andere suchen nach kleineren Büroräumen, um Kosten zu sparen. Wieder anderen ist es wichtig, im Zentrum präsent zu sein und leicht mit der Zielgruppe in Kontakt treten zu können. In jedem Fall gilt jedoch: ein Büroumzug sollte so günstig wie möglich sein. Hierfür können verschiedene Strategien genutzt werden. Dieser Artikel erläutert, wie bei einem Büroumzug die Kosten im Rahmen bleiben.
Gebrauchte Umzugskartons senken die Kosten für einen Büroumzug spürbar. (Bild: pixabay.de © Beeki CCO Public Domain)
Der passende Zeitpunkt für einen Umzug
Bei einem Büroumzug ist entscheidend, dass die alltäglichen Betriebsprozesse möglichst nicht beeinträchtigt werden. Jeder Tag oder sogar jede Stunde, in der die Angestellten nicht ihren Kernkompetenzen nachgehen können, kostet eine Firma bares Geld. Deswegen ist es ratsam, den Umzug nach Möglichkeit in eine Zeit zu legen, in der es erfahrungsgemäß ruhiger zugeht. So können sich alle Beteiligten auf den Umzug konzentrieren, ohne ihre eigentlichen Aufgaben zu vernachlässigen.
In einigen Fällen lohnt es sich, den Büroumzug am Wochenende zu realisieren. Hierdurch entstehen zwar kurzfristig höhere Kosten, dafür werden die Betriebsprozesse weniger stark beeinträchtigt. Entscheider müssen genau rechnen, um den idealen Termin für den Umzug zu ermitteln. Je größer das Unternehmen ist, desto anspruchsvoller ist die Planung. Bei kleinen Betrieben genügt es häufig, zwei bis drei Monate vor dem Umzugstermin mit der Planung zu beginnen. Bei Betrieben mit 800 oder mehr Arbeitnehmern, können die Vorbereitungen schon einmal sechs bis zwölf Monate in Anspruch nehmen. Es ist wichtig, rechtzeitig zu planen, da kurzfristige Entscheidungen Stress verursachen und zu hohen Kosten führen.
Gebrauchte Umzugskartons nutzen
Ein Merkmal von Umzugskartons ist, dass sie immer nur für einen begrenzten Zeitraum benötigt werden. Die Firmen besorgen sich die Kartons, transportieren damit ihre Utensilien und benötigen sie im Anschluss nicht mehr. Um nicht viele Umzugskartons einlagern zu müssen und etwas Geld zurückzubekommen, verkaufen viele ihre Umzugskartons wieder. Das bedeutet, dass am Markt gebrauchte Modelle zur Verfügung stehen, die andere Firmen kostengünstig erwerben können.
Gerade bei großen Umzügen von Betrieben mit vielen Mitarbeitern werden diverse Umzugskartons benötigt. Wenn diese gebraucht gekauft werden, reduziert dies die Kosten für den Umzug deutlich. Wichtig ist es, auf einen verlässlichen Anbieter zu setzen. So ist sichergestellt, dass ein gebrauchter Umzugskarton eine hohe Qualität mitbringt und die Büroutensilien sicher darin transportiert werden können. Bei der Auswahl spielen unter anderem Anzahl, Maße und Preis der Umzugskartons eine entscheidende Rolle.
Alle Abteilungen und den Betriebsrat in den Umzug integrieren
Im Team gelingt ein Büroumzug effizient und kostengünstig. (Bild: pixabay.de © mohamed Hassan CCO Public Domain)
Es ist sinnvoll, wenn ein konkretes Team im Betrieb für alle mit dem Umzug verbundenen Belange zuständig ist. So gibt es für alle Mitarbeiter konkrete Ansprechpartner, die sich mit den anstehenden Aufgaben hervorragend auskennen. Dennoch sollte der Umzug nicht allein auf den Schultern dieses Teams abgeladen werden. Besser ist es, alle Abteilungen und den Betriebsrat in den Umzug zu integrieren.
Auf diese Weise ist es möglich, Synergieeffekte zu nutzen und freie Mitarbeiter gezielt bei Umzugsaufgaben einzusetzen. Die einzelnen Abteilungen können konkrete Wünsche äußern, die beispielsweise das Mobiliar im neuen Büro betreffen. So finden die unterschiedlichen Interessen Gehör und alle Abteilungen fühlen sich ernst genommen und einbezogen. Im Namen einer größtmöglichen Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit ist dies wichtig. Diese ist wiederum dafür verantwortlich, dass ein Umzug reibungslos gelingt und möglichst wenig kostet.
Fotos beschleunigen den Umzug und reduzieren Kosten
Bei einem Büroumzug spielen Fotos eine wichtige Rolle. Bevor die ersten Möbel oder Umzugskartons transportiert werden, sollten sämtliche Büroräume abfotografiert werden. Dann ist es möglich, diese Fotos in den neuen Büroräumen aufzuhängen. Somit ist auf einen Blick ersichtlich, welche Möbel oder Kartons in welches Zimmer gehören. Dieses Vorgehen erleichtert den Mitarbeitern den Transport der Kartons und Möbel, ist aber vor allem in der Zusammenarbeit mit einem Umzugsunternehmen von Vorteil.
Die Umzugshelfer können die Möbel und Kartons schnell zuordnen und die richtigen Zimmer bringen. Das spart eine Menge Zeit, wodurch der Umzug weniger kostet. Außerdem können die Büroräume anschließend schnell und korrekt eingerichtet und eingeräumt werden, wodurch die Betriebsprozesse möglichst wenig beeinträchtigt werden. Nicht zuletzt ist es praktisch, wenn ein Unternehmen über eine gut ausgebaute mobile Infrastruktur verfügt. Das unterstützt den Kontakt zu Kunden und erleichtert den Mitarbeitern während des Büroumzugs die Kommunikation.
Bürokratische Aufgaben rechtzeitig in Angriff nehmen
Sämtliche bürokratischen Aufgaben sollten frühestmöglich erledigt werden, damit keine unnötigen Kosten entstehen. Hierzu gehört beispielsweise, die alten Büroräume rechtzeitig zu kündigen. Ansonsten fallen weitere Mietkosten an. Des Weiteren sollten sich Unternehmen rechtzeitig um Umzugswagen kümmern. Wenn kurzfristig Fahrzeuge organisiert werden müssen, sind diese häufigen nur für teures Geld zu haben.
Des Weiteren ist es wichtig, sämtliche Fristen bei der Ummeldung einzuhalten. Unternehmen müssen dem Staat ihren neuen Standort mitteilen und haben hierfür nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung. Sollten bestimmte Fristen verstreichen, können Strafgebühren anfallen. Deswegen hat es sich in der Praxis bewährt, einen konkreten Zeitplan zu erstellen, welche Aufgaben bis zu welchem Termin erledigt sein müssen.
Aufgaben an ein Umzugsunternehmen auslagern
Zunächst klingt es paradox, dass durch die Kooperation mit einem Umzugsunternehmen Geld eingespart werden kann. Immerhin verursachen solche Betriebe Kosten, da sie für ihre Arbeit bezahlt werden müssen. Allerdings ist durch professionelle Hilfe sicher gestellt, dass der Umzug schnell gelingt. Das bedeutet, dass die Geschäftsprozesse kaum beeinträchtigt werden und sich die Belegschaft auf ihre Kernkompetenzen fokussieren kann. Somit gehen keine Aufträge verloren, es kommt zu keinen Verzögerungen bei der Erledigung von Projekten und Kosten werden eingespart.
Fazit
Mit etwas Organisationsgeschick lässt sich ein Büro Umzug günstig realisieren. Wichtig ist es, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, um nicht in Zeitnot zu geraten. Außerdem sollte ein geeigneter Zeitpunkt für den Umzug gewählt werden, zu dem es im Unternehmen erfahrungsgemäß etwas ruhiger zugeht. Es hat sich als eine gute Idee erwiesen, mit gebrauchten Umzugskartons zu arbeiten, da diese besonders preiswert zu haben sind.
Damit der Umzug effizient gelingt, sollten alle Abteilungen und der Betriebsrat über die geplanten Schritte informiert werden. Beim Umzug selbst sind Fotos eine große Hilfe. Außerdem sollten sich die für den Umzug zuständigen Mitarbeiter um einen Zeitplan bemühen, in dem sämtliche bürokratischen Aufgaben aufgelistet sind. Somit kommt es zu keinen Verzögerungen und eventuellen Strafen. Nicht zuletzt bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Umzugsunternehmen an, damit die Betriebsprozesse möglichst nicht beeinträchtigt werden.
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