Cash Management optimieren, Kosten und Ressourcen sparen.

von Stephan Lamprecht am 01.Oktober 2019 in News, Payment, Trends & Analysen

Immer mehr Geschäfte setzen auf Cash-Management-Lösungen fürs Bargeld-Handling (Foto: GLORY)

Geändertes Konsumverhalten und die fortschreitende Digitalisierung setzen den Handel aus verschiedenen Richtungen stark unter Druck. Noch zu wenig Händler haben erkannt, dass die Optimierung des Bargeldkreislaufs Möglichkeiten zur Kosteneffizienz bietet.

In Amerika wird gern das Schreckensbild einer „Retail-Apokalypse“ beschworen, wenn es um die für alle Stadtbewohner spürbaren Veränderungen in der Handelswelt geht. Große Handelsketten, die über Jahrzehnte das Stadtbild prägten, müssen Filialen und Flächen reduzieren. Und immer länger wird die Liste der Handelsunternehmen, die es nicht geschafft haben und vom Markt verschwunden sind.

Zwar ist die Lage bei genauerer Betrachtung so schlimm nicht, denn die leerstehenden Flächen werden zunehmend von Unternehmen neu besetzt, die ursprünglich einmal ausschließlich online verkauft haben. Und Concept- und Flagship-Stores von Mode- und Lifestylemarken füllen ebenfalls Lücken. Fakt ist aber, dass Händler, die sich nicht auf die geänderten Bedingungen einstellen, verschwinden werden.

Kundenexzellenz und Kosteneffizienz sind die Gebote der Stunde

Unbestritten setzt Amazon nach wie vor Maßstäbe in Sachen Kundenorientierung. Der gesamte Auswahl- und Bestellprozess verläuft reibungslos und ist jedem Kunden zu vermitteln. Schnelle Lieferung und unkomplizierte Modalitäten runden die positive Kundenerfahrung ab. Genau solche überzeugenden und reibungslosen Erlebnisse verlangen die Kunden heute ebenfalls von einem Besuch in einem Geschäft. Mit Kundenfokussierung, fundierter Beratung, ausgesuchtem Sortiment und besonderen Serviceangeboten kann der stationäre Handel punkten. Denn wie Umfragen immer wieder belegen, denken selbst die jüngeren Generationen, die mit dem Internet und Online-Shopping aufgewachsen sind, nicht daran, auf den Einkauf vor Ort verzichten.

Nicht zu leugnen ist indes ein Rückgang der Kundenfrequenzen in den Innenstädten. Bei zurückgehenden Umsätzen pro Quadratmeter in den Filialen steigt naturgemäß der Kostendruck für den Händler an. Mithin wächst die Bedeutung der Kosteneffizienz.

Für exzellente Beratung und die Schaffung eines optimalen Kundenerlebnisses brauchen die Mitarbeitenden vor Ort die notwendigen Freiräume. Aufgrund des Kostendrucks sind Neueinstellungen von Personal kaum möglich. Der Handel hat in den vergangenen Jahren über alle Segmente hinweg seine Prozesse weitestgehend optimiert. Die Kette vom Einkauf über die Warenwirtschaft und Logistik bis hin zu Lieferung und Verkauf sind optimal aufeinander abgestimmt. Es gibt aber einen weiteren Bereich, der in den Betrachtungen häufig vernachlässigt wird. Die Optimierung des Bargeldmanagements kann hier ein wichtiger Erfolgsfaktor werden, der personelle Ressourcen wieder freigibt und Kosten spart.

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Der klassische Bargeldprozess am POS

Der klassische Umgang mit dem Bargeld am POS verursacht Arbeit. Während der Transaktion übergibt der Kunde das Geld an den Kassierer. Der überprüft schon aus Eigeninteresse die Echtheit, in der Regel aber nur stichprobenartig. Durch Änderungen am Design oder Sicherheitsmerkmalen wird die manuelle Überprüfung erschwert.

Zum Schichtende kontrolliert das Kassenpersonal den Bestand. Dieser Wechsel dauert in der Regel ein paar Minuten, was meist zu einer Schlangenbildung an anderen Kassen und damit zur Unzufriedenheit bei den Kunden führt. Das Geld wird jetzt in das Backoffice des Händlers gebracht, wo es erstmals gezählt und auf Differenzen geprüft wird.

Nachdem es gezählt wurde, lagert das Geld in der Filiale bis zur Abholung. Üblicherweise wird das Bargeld regelmäßig durch einen Spezialisten zur Bank oder Zentrale gebracht. Ein Werttransportunternehmer (WTU) bringt es üblicherweise zunächst in ein zentrales Cash-Center, wo es erneut gezählt und überprüft wird. Im Rahmen der Abholung bringt das WTU die separat georderte Menge Wechselgeld mit. Zwar nutzen größere Händler Prognosen hinsichtlich des Wechselgeldbestandes, dennoch kommt es in der Praxis bei den Stückelungen regelmäßig zur Über- und Unterversorgung mit Wechselgeld. Um Mindermengen auszugleichen ist, unter Umständen eine weitere Anfahrt notwendig, die mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Im Cash-Center des WTU oder in der Bank wird das endlich abgelieferte Geld nach weiteren Kontrollen und internen Übergaben verbucht und dem Konto des Händlers gutgeschrieben.

Optimierungspotential durch Cash Recycling

Derzeit macht der Bargeldanteil an den Transaktionen in vielen Handelssegmenten deutlich über 50 Prozent aus, beispielsweise bei Discountern, Drogeriemärkten und Lebensmittelgeschäften. Die Digitalisierung und die Propagierung von mobilen und kontaktlosen Zahlungsverfahren lassen erwarten, dass dieser Anteil sinkt. Das bedeutet letztlich, dass der Händler gezwungen sein wird, seine Prozesse im Bargeldmanagement zu optimieren, damit die Akzeptanz von Bargeld für ihn wirtschaftlich bleibt.

Cash-Recycling-Systeme entfalten ihre Vorteile entlang der gesamten Prozesskette des Bargeldmanagements in der Filiale.

Werden die Geräte direkt an der Kasse aufgestellt, nehmen Sie das Bargeld des Kunden in Empfang. Verluste und Differenzen, die sich aus Fehlern der Mitarbeiter ergeben, gehören der Vergangenheit an.

Das Abschöpfen und Auffüllen mit Bargeld an der Kasse ist auf einen minimalen Aufwand beschränkt. Da Cash-Recycling-Systeme exakt ermitteln, wie hoch der gesamte Bargeldbestand ist, lässt sich die Versorgung mit Wechselgeld optimieren. Üblicherweise muss das Werttransportunternehmen Filialen regelmäßig anfahren, um Wechselgeld anzuliefern und bereits gezählte Überschussmengen mitzunehmen. Das erhöht Aufwände, Risiken und Kosten.

Genau an diesem Punkt setzten Cash-Recycling-Systeme an, denn je weniger Geld überhaupt transportiert werden muss, umso besser für den Händler. Dank einfach zu wechselnder Kassetten für den Transfer wird ein sicherer Transport zwischen Front- und Backoffice, bzw. per WTU und Zentrale möglich.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt beim Einsatz von Systemen für das Cash Recycling: Diese nehmen beim Befüllen eine Prüfung von Münzen und Noten auf Echtheit vor. Falschgeld landet keinesfalls im eigenen Bestand, sondern wird an der Kasse zurückgewiesen. Die oftmals im Betrieb integrierte manuelle Überprüfung durch das Kassenpersonal kann somit unterbleiben. Solche Systeme können auch die Basis für die Einführung von Cash Back an SB-Kassen sein.

Mit Lösungen für das Cash Management und Recycling stehen dem Handel Optionen zur Verfügung, mit denen er seine Prozesse im Bargeldmanagement genauso optimieren kann, wie er dies bereits bei seinen Lieferketten erfolgreich getan hat.

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  • Bargeld: Der unterschätzte Klassiker beim Einkaufen
  • Macis: Wie der Leipziger Bio-Spezialist von Cash Management mit GLORY profitiert
  • Hygienisch Bezahlen ohne Kassendifferenzen
  • Diskret und bequem Geld abheben – wenn die Kasse zum Geldautomaten wird
  • Kassennachschau, Kassensturz und die neuen Regeln der Kassenführung – mit modernem Cash Management kein Problem
  • Bargeld und Digitalisierung sind kein Widerspruch

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