Ein neuer Ansatz für die Berechnung der Total Cost of Ownership
von commercetools am 30.März 2023 in Partnerbeitrag, Trends & Analysen
Was kostet eigentlich der Betrieb eines Online-Shops bzw. einer E-Commerce-Lösung? TCO (Total Cost of Ownership) ist ein bekannter Ansatz, um dies zu beziffern. Zur TCO zählen alle Kosten, die mit Kauf/Lizenz, Implementierung und dem laufenden Betrieb eines Online-Shops verbunden sind. Ein neues Whitepaper von commercetools hilft Unternehmen, die TCO verschiedener E-Commerce-Lösungen zu vergleichen und stellt zudem eine Methodik zur Berechnung einer genaueren TCO vor.
Die übersetzt auch Gesamtbetriebskosten genannten Total Cost of Ownership (TCO) sind ein wichtiger Maßstab für Unternehmen, um fundierte Entscheidungen über IT-Investitionen zu treffen. Durch die Berücksichtigung aller Kosten, die mit einer Lösung verbunden sind, soll TCO einen umfassenden Überblick über die finanziellen Auswirkungen einer Technologie-Entscheidung liefern. Zugleich soll TCO auch helfen einzuschätzen, wie Technologie das Erreichen von Geschäftszielen unterstützt.
Genauen Umfang definieren
Bevor die tatsächlichen TCO für eine Digital-Commerce-Lösung kalkuliert werden, sollten sich Unternehmen zunächst über den tatsächlichen Umfang der Lösungen klar werden, die zur Auswahl stehen – und auch darüber, welchen Funktionsumfang sie benötigen. Geht es um einen komplett neuen Webshop? Oder z.B. um eine neue Search Engine, ein Content-Modul oder um den Checkout? Zugleich sollte der zeitliche Horizont definiert werden, für den die TCO kalkuliert werden: Nur das erste Jahr zu nehmen, würde in die Irre führen, denn im ersten Jahr gibt es naturgemäß oft höhere Kosten für den Launch selbst, während die Langzeitperspektive über mehrere Jahre eigentlich aussagekräftiger ist. Gerade bei einer mehrjährigen Betrachtung zeigt sich nämlich schnell, dass die Kosten für eine monolithische Lösung oft in die Höhe schnellen, weil die Wartungskosten auf Dauer massiv steigen.
Alle Kosten über mehrere Jahre einbeziehen
Bei der anschließenden Bewertung der Kosten ist es wichtig, alle Kosten einzubeziehen, die entstehen bei Auswahl, Implementation, Einsatz und Wartung der Lösung über einen bestimmten Zeitraum (z. B. drei bis fünf Jahre). Diese Kosten lassen sich grob wie folgt kategorisieren:
Upfront Cost (Vorlaufkosten): Darunter versteht man die Kosten, die bei der Auswahl und Planung der Lösung anfallen. Für die Auswahl nutzen Firmen oft einen RFP-Prozess (Request for Proposal) und POC (Proof of Concept). Der RFP-Prozess für monolithische Systeme ist komplex und dauert Monate, weil er jeden Aspekt eines Systems für den digitalen Handel abdecken muss, während eine Ausschreibung für ein modulares Composable-System sich nur auf die expliziten und kritischsten Funktionalitäten konzentrieren kann. Zu den Vorlaufkosten zählen weiterhin die Planungskosten für eine neue Lösung, etwa um die erforderliche Software-Architektur zu planen und ein MVP (Minimum Viable Product) zu entwerfen.
Implementation Cost: Hierzu zählen sämtliche Kosten, die anfallen, um eine neue Lösung tatsächlich im Unternehmen zu implementieren. Das umfasst die Kosten für Entwicklung und Anpassung, die Kosten für Integration und Migration sowie Kosten für Schulungen.
Run Cost: Hierbei geht es um die laufenden Betriebskosten für Infrastruktur, Daten, Vernetzung und Hosting, Lizenz- und Abonnementkosten, Kosten für Skalierbarkeit und Leistung, Kosten für Dokumentation, Kosten für Sicherheit, Kosten für Wartung und Support, Upgrade-Kosten sowie auch Kosten für Ausmusterung und Ersatz der Lösung.
Doch selbst wenn Sie sämtliche dieser Kostenarten erfasst und kalkuliert haben, so kann der Schein schnell trügen. Denn die TCO lässt oft wichtige Kostentreiber außer Acht, die den größten Einfluss auf die Geschäftsergebnisse haben. Wir von commercetools plädieren daher dafür, für die Gesamtperspektive weitere Punkte zu betrachten.
Technische Schulden
Ein wichtiger Punkt nennt sich Technical Debt (technische Schulden): Einfach ausgedrückt, sind technische Schulden die zusätzlichen Kosten und der Verlust an Flexibilität für ein Unternehmen, die dadurch entstehen, dass veraltete Technologien unbrauchbar werden. Diese Schulden nehmen weiter zu, wenn bei der Implementierung neuer Systeme oder der Wartung bestehender Systeme an allen Ecken und Enden gespart wird.
Wenn sich technische Schulden ansammeln, wird es schwieriger und teurer, Änderungen an einem Produkt oder einer Dienstleistung vorzunehmen, was die Flexibilität des Unternehmens verringert und seine Fähigkeit einschränkt, auf sich verändernde Kundenbedürfnisse und Marktbedingungen zu reagieren.
Zwei zusätzliche Kennzahlen: TCC und TSP
Um die Kosten einer E-Commerce-Lösung noch besser im Blick zu behalten, empfehlen wir die Verwendung von zwei zusätzlichen Metriken: TCC (Total Cost of Change) und TSP (Total Spend Productivity). Sie helfen, ein umfassenderes Verständnis der Kosten einer Composable-Lösung im Vergleich zu einer monolithischen Lösung zu vermitteln.
TCC (Total Cost of Change), übersetzt in etwa Gesamtkosten für Veränderungen, ist ein Wert, der sich auf die Kosten für Veränderungen an bestehenden Lösungen bezieht, zum Beispiel für die Entwicklung neuer Funktionen, Anpassungen oder Hinzufügen von Integrationen. Bei einer monolithischen Lösung erfordern Änderungen an einer Komponente oft auch Änderungen an anderen Komponenten sowie eine umfangreiche Qualitätssicherung (QA), was zu hohen TCC führt. Bei einer modernen Composable-Architektur hingegen, die von Natur aus mit entkoppelten Microservices und API-first arbeitet, sind die Veränderungskosten oftmals viel niedriger. Denn es ist ja gerade das Prinzip von Composable, dass einzelne Komponenten einerseits für sich sprechen und andererseits schnell ausgetauscht werden können.
TSP (Total Spend Productivity) steht für Gesamtausgabenproduktivität. Eine Möglichkeit, die Ausgabenproduktivität zu betrachten, besteht darin, zu verstehen, wie Mitarbeiter (vor allem Entwickler) ihre Zeit verbringen. Beschäftigen Sie sich wirklich mit positiven Dingen wie neuen Funktionen und Architekturverbesserungen, die das Unternehmen voranbringen? Oder sind sie eher mit negativen Aufgaben wie Fehlerbehebungen und der Verwaltung technischer Schulden beschäftigt? Entsprechend ermittelt sich der Wert für TSP, der oftmals bei modernen Composable-Lösungen viel besser ist als bei alten Legacy-Systemen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Reaktionsfähigkeit auf neue Kundenwünsche, die Kosten von Änderungen (TCC) und die Ausgabenproduktivität (TSP) miteinander zusammenhängen und einen erheblichen Einfluss auf den Gesamterfolg eines Unternehmens haben können. Durch das Verständnis der Beziehung zwischen diesen Faktoren können Unternehmen fundierte Entscheidungen über ihre Technologieinvestitionen treffen, die Kosten der Änderung mit der Notwendigkeit der Kundenreaktion in Einklang bringen und gleichzeitig ihre technischen Schulden effektiv verwalten.
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Über commercetools:
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Seit seiner Gründung 2006 hat commercetools seinen Hauptsitz in München. Mit Niederlassungen in den USA, in Europa und im asiatisch-pazifischen Raum ist das Unternehmen global aufgestellt. Internationale Marken, darunter auch Fortune-500-Unternehmen, verlassen sich auf die commercetools-Plattform.
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