Kassennachschau, Kassensturz und die neuen Regeln der Kassenführung – mit modernem Cash Management kein Problem.

von Peter Wagner am 24.September 2019 in News, Payment, Trends & Analysen

Seit 2018 gilt das neue Gesetz zur Kassennachschau. Das bedeutet, dass das Finanzamt jederzeit unangekündigt einen Blick in die Kassenführung Ihres Unternehmens werfen kann. Außerdem gehen mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016“ eine ganze Reihe neuer Regeln zur Kassennachschau, Kassenführung und digitaler Archivierung einher. In einer neuen Leseprobe aus unserem Whitepaper „Bargeld hat Zukunft“ zeigen wir, wie Händler diese Regeln mit modernen Bargeld-Recyclingsystemen in den Griff bekommen.

Richtig los geht es mit den Überprüfungen eigentlich erst ab dem 31.12.2019, dennoch kann seit Beginn dieses Jahres das neue Gesetz bereits angewendet werden. Auch wenn Sie als Händler einen Antrag auf Erleichterung stellen und nochmals zwei Jahre von den Kontrollen verschont bleiben, lohnt es sich einen Blick auf moderne Kassen- und Cash-Management-Systeme zu werfen, die Ihnen die Arbeit diesbezüglich abnehmen und auch in Ihrer Abwesenheit dem Personal die Möglichkeit gibt, alle erforderlichen Informationen zusammenzutragen. Als Anbieter für Cash Management bietet GLORY seinen Kunden Systeme für Bargeldkreisläufe am POS im Einzelhandel, die die gesetzlichen Regulatorien berücksichtigen und realisieren. Um Ihnen zu zeigen, wie moderne Cash-Recyling-Systeme Händlern und Dienstleistern bei der neuen Gesetzeslage helfen, schauen wir uns die neuen Vorgaben einmal genauer an:

1. Die Vorteile von Bargeld-Recyclingsystemen am POS

Das Gesetz zur Kassennachschau bezieht sich vor allem auf digitale Kassen wie Apps, digitale Waagen mit Kassenfunktionen, elektronische und computergestützte Kassensysteme, Taxameter, aber auch auf offene Kassen, also Registrierkassen oder Kassen, die mit manueller Einzelaufzeichnung geführt werden.

Die Geräte von GLORY unterstützen digitale Kassensysteme und ersetzen dabei die klassische Bargeldschublade: Es handelt sich um Bargeld-Recyclingsysteme, die den Kontakt von Personal mit dem Bargeld der Kunden vermeiden. Diese sind aber nicht nur wegen der Automatisierung von Bilanzvorgängen und der intelligenten Lagerung des Bargelds vorteilhaft. Darüber hinaus profitieren Personal und Kunden von der verbesserten Hygiene und dem besseren Service, da das System die Kassierzeit verkürzt und die Aufmerksamkeit des Personals bei den Kunden verweilen kann. Auch betriebswirtschaftlich lässt sich ein Wechsel zu diesen Systemen begründen: so verursachte die Barzahlung laut der „Cost of Cash” Studie von 2013 dem Handel in Deutschland Kosten von 6,7 Milliarden Euro pro Jahr für Lagerung, Transport und Personalkosten. Auch wenn die Nutzung von Bargeld perspektivisch zurückgeht, kann diese Zahl noch immer als Referenz dienen.

2. Der Kassensturz

Laut dem neuen Gesetz kann das Finanzamt jederzeit einen Kassensturz verlangen, bei dem Soll und Ist des Kasseninhalts miteinander abgeglichen werden. Sollten die Steuerpflichtigen oder gesetzlichen Vertreter nicht anwesend sein, muss die Belegschaft den Pflichten nachkommen.

In automatisierten Cash-Recyling-Systemen lassen sich ein Kassensturz, aber auch Schichtwechsel oder Tagesabrechnungen mit nur wenigen Eingaben erledigen. Diese Funktion macht es auch für das Personal leichter, entsprechende Informationen schneller für die Prüfer zur Verfügung zu stellen. Die Exaktheit der Kasseninhalte ist dank geringer Fehlerquoten der Bargeldsysteme präzise und verlässlich.

3. Datenspeicherung

Alle Daten müssen nicht nur in einem nachgelagerten Archiv gespeichert sein, sondern müssen bereits den Vorgaben entsprechend im Kassensystem selbst unveränderlich gespeichert und vorzufinden sein. Kassensysteme, die das nachträgliche Löschen oder Verändern von Daten erlauben, sind nicht zulässig.

Aus diesem Grund sind auch geschlossene Bargeldverwertungssysteme ein Plus, da sie valide Daten an die POS-Software und ins Backoffice liefern und die Kasseninhalte so unveränderlich feststehen.

4. Alles beisammen bei der Kassennachschau

Bei der Kassennachschau muss Einsicht in die Kasse sowie alle erheblichen Organisationsunterlagen gewährt werden. Hierfür muss ein verwertbarer Datenträger zur Verfügung gestellt oder Zugang zum Kassensystem über eine einheitliche Schnittstelle (IDEA-Software der Prüfer) gewährt werden. Bei den vorzulegenden Dokumenten kann es umfangreicher werden, denn hierzu gehören auch die Informationen zu der verwendeten Sicherungstechnik, Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Datenprotokolle und mehr. Auch wenn an der Software der Kasse selbst Veränderungen vorgenommen wurden, muss das mitgeteilt und explizit ausgewiesen werden.

Mit einem einheitlichen System werden Händler diesen Anforderungen schnell gerecht. Die Bargeld-Recycler von GLORY sind beispielsweise Teil des geschlossenen CASHINFINITY™ Systems mit eigener Software und auch wenn Händler nicht alles aus einer Hand wollen, lassen sich die Geräte nahtlos in ihrer POS-Software integrieren. Auch für eine Kassenprüfung durch das Finanzamt bieten die GLORY-Geräte die erforderlichen Datentypen, Schnittstellen und Sicherheitstechnik für einen reibungslosen Austausch.

Fazit: Neue Kassentechnologien helfen bei Gesetzeskonformität

Bargeld verschwindet nur langsam und wird wahrscheinlich nie ganz verschwinden. Besonders die Deutschen lieben das Bargeld, weil es Sicherheit suggeriert und die Privatsphäre schützt. Mit Bargeld gehen aber besonders für Händler große Kosten einher, jede Optimierung im Bezahlprozess, beim Kassieren, Bilanzieren, Zählen, Sichern, Lagern, Transportieren und Einzahlen ist daher eine ökonomisch rationale Entscheidung und bedeutet im Endeffekt eine Kostensenkung der Betriebsausgaben. Das physische Ablösen des Personals vom Bezahlprozess kann nicht nur die Servicequalität verbessern und Wartezeiten an der Kasse verringern, sondern auch hygienische Aspekte, besonders bei Lebensmittelhändlern wie Bäckern, Fleischern oder anderen, verbessern. Letztlich ist es auch eine psychologische Entlastung für das Personal, das fortan weder selbst zählen muss, noch um ungenaue Kassenschlüsse oder Schichtwechsel bangen muss. Neben diesen Vorteilen hilft ein einheitliches Bargeld-System auch bei Prüfungen durch das Finanzamt, seien es Kassennachschauen oder die Steuererklärung, da alles automatisch eingelesen, gespeichert und so verwahrt wird, dass es Prüfungen problemlos standhält.

Lesetipp

Dieser Beitrag erschien zuerst im Whitepaper „Bargeld hat Zukunft – wie Händler von Cash Management profitieren“, das zeigt, wie Händler das Bargeld-Handling digitalisieren können und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Lesen Sie in dem Whitepaper „Bargeld hat Zukunft“ auch folgende Themen:

  • Die Zukunft des Bargelds
  • Bargeld: Der unterschätzte Klassiker beim Einkaufen
  • Macis: Wie der Leipziger Bio-Spezialist von Cash Management mit GLORY profitiert
  • Diskret und bequem Geld abheben – wenn die Kasse zum Geldautomaten wird
  • Hygienisch Bezahlen ohne Kassendifferenzen
  • Bargeld und Digitalisierung sind kein Widerspruch

Gratis-Download des Whitepapers „Bargeld hat Zukunft“:

Das Whitepaper „Bargeld hat Zukunft“ können Sie kostenlos bei unserem Partner GLORY herunterladen.


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